ニュースレター

076号 2016年 1月

■今回のテーマ

・出張セミナー(勉強会)、その舞台裏

機能食品研究所、梅田です。いつもお世話になっております。例年に無く外気が寒い日が続きますので、皆様お身体にはお気を付け下さい。

先月号の【出張セミナー(勉強会)で情報劣化を防止】というお話には、皆様から「1~2人でセミナーを受けに行くより、出張セミナーに来て貰えば社内の皆で効率良く認識を共有出来る、まさにその通りですよ。」「セミナーを聞きに行くと、その後で社内の皆から内容説明を求められるね。聞かれる度に何度も同じ話をしてあげるんだけど、疲れる事もあるね。だから出張セミナーはお客様のニーズに合致。」、【立ち上がる梅田】には「我が社は会議も立って行っていますよ。」「メタルラックにパソコンを配置し、試しに立って仕事をしてみた話、面白かった。」という、暖かいお言葉をいただきました。ありがとうございます、いつも励みになっております。

出張セミナー(勉強会)、その舞台裏

セミナーをご依頼くださった方からアドバイスをいただきました。

前々号・前号(11月・12月号)にてご紹介させていただきました通り、弊社では機能性表示食品に関する出張セミナー(勉強会)をさせていただいております。

ご依頼くださった方から、セミナー直後にこんなお話をいただきました。「梅田さん、セミナーを依頼するって事は、その依頼をされるメーカー様側の担当者さんは少なからず仕事が増える訳よ。行った事が無いレストランに行くようなもの。予約は必須か? メニューの内容は? クレジットカード払い可か? とか、気になるよね。梅田さんの出張セミナーは頼んでから終わるまで、意外と気楽に進める事ができたよ。」という内容でした。

 

私は「そう言っていただけて、嬉しいです。私自身に反省点が多くございます。例えばプロジェクタの端子の種類の件、もっと早くお伝え出来ていれば、貴方様からご質問メールをいただくお手間を減らす事が出来たと思います。」とお礼と自分の問題点を述べました。するとお客様からは「セミナー主催の担当者をするとね、日程調整やら会場手配やら講師とのやりとりやらで意外と時間と労力がかかるのよ。だからね、セミナーの依頼から開催までの流れと、その流れの中でお客様にお伝えしている話を機能食品通信に書いてみてはどうでしょうかね? 定期的に梅田さんからメールで『プロジェクタの端子の種類を教えてください』等の質問が来るのも良いけど、1枚の紙にまとまっていたらお客様のペースで準備が出来るので良いかもしれませんよ。」とアドバイスをいただきました。ありがとうございます。弊社はお客様のお声をいただけますおかげで、お客様のお役に立てるサービス・工夫を創出する事が出来ます。

【資料について】ご参加人数を教えていただく理由。

お申し込み用のFAX用紙に、ご参加人数を書いていただく部分があるのは、資料印刷の部数を把握するためでございます。弊社にてその人数分+予備の数部を印刷します。片面印刷でA4サイズ1枚に4つのスライドを配置します。だいたい200枚のスライドが有るので、1名分がA4用紙50枚です。10名分でコピー用紙1冊(500枚、約2㎏)のボリュームとなります。これら印刷した資料は、先に宅配便でお送りさせていただいております。(御請求書も同じ時期に発送いたします。)

【内容】お話の構成について。

お話の流れは以下のように①~⑬の項目を予定しております。特に④~⑨は皆様が自社で申請書を書かれる時にイメージしていただきやすいように、書き方例を用いてご説明いたします。

①既存の制度について(栄養機能食品・トクホ) ②新制度の概要(機能性表示食品) ③商品の例 ④対象商品となるかの判断 ⑤安全性の根拠 ⑥生産・製造及び品質の管理 ⑦健康被害の情報収集体制 ⑧機能性の根拠 ⑨表示の内容 ⑩成分分析の種類・方法 ⑪動物試験の種類・方法 ⑫臨床試験の種類・方法 ⑬相談窓口のご説明

【専門用語など】ご出席いただく方の背景について。

営業の方、総務の方、開発・研究の方、企画の方、生産の方など、様々な背景の皆様が一緒にご参加いただく事が多いです。

皆様に分かりやすいよう、場の空気を見ながら専門用語の説明も織り交ぜてお話させていただいております。私事ですが生徒さんや市民の方(プライベートな時間の方)に対するセミナーを頼まれた時は、講演中に私から会場内のかたに話をかけ、感触を推し量っております。しかし、メーカー様社内にて皆様お疲れのところ受講されているなか、講師(梅田)から話かけられては落ち着いて受講できやしないかもしれません。そのため、皆様には「私から質問等はいたしません。」と先に説明しておき、セミナー中の皆様のお顔の表情だけで場の空気を把握し、その言葉は分かり辛いなというお顔をされているかたがいらっしゃったら噛み砕いて説明します。その能力を伸ばしていけるよう努力を重ねております。

セミナー後、皆様からは「良い感じの噛み砕きかただったよ。」「私、研究以外のお仕事なのですが、研究の部分も分かりやすかったよ。やっぱり全体像を把握できるって良いよね。」「我が社が取り組む機能性表示食品が何かが分かったよ。今のうちから取引先に『いま機能性表示食品を目指しています』とお話できるよ。お話するからには内容を知っていなければ取引先から突っ込んだ質問を受けたらどうしようと思っていたけど、これで自信をもって話せるよ。」「制度の内容と目的が分かったから、私は社内に良いアイディアをたくさん提案できそう。多分ね、今までは制度の全体像が分かっていなかったから、提案して進めて良いのだろうか?後になって思わぬ壁にぶつかったらどうしよう?と、後ろ向きだったよ。」というお言葉をいただきました。

【プロジェクタでの映写】映像端子とパソコンについて。

プロジェクタでの上映は無くても有っても、大丈夫なように資料を作ってあります。プロジェクタとケーブルをご用意いただけます場合は、ありがたく使わせていただきます。プロジェクタに繋ぐパソコンは自分のノートPCを持参いたします。車移動の場合は、ノートPCを2台持って行き、もし1台が壊れても直ぐに切り替えられるようにしております。電車移動の場合は、荷物のボリュームとの兼ね合いにより1台のみ持って行きます。そのため、ノートPCに何かあった時のためにお客様には「すいません、場合によってはPCをお借りできますでしょうか? WindowsでもMacでもどちらでも使えます。 データはUSBメモリに入れて持って行きます。パワーポイントのバージョン違い等による表示の不具合があってはいけないので、その心配の無いPDF版も持って行きます。」とお願いしております。

 

そしてプロジェクタの映像端子の種類についてです。これが有るよと言っていただきましたら、それに合わせた変換コネクタを予備も含めて2つ持って行きます。オーソドックスなのはD-sub(ディーサブ)とか15ピンと呼ばれている端子(青色のコネクタである事が多いです)、次によく言われるのはHDMIという最近の家庭用液晶テレビでも必ずと言って良いほど付いているもの。その次がDVI-Dという端子です。ご指定が無くても、この3種類を持って行って繋がらなかった事が無いため心配無いと思います。

他にはレーザーポインタやページ送り機は必要ですか?というご質問をいただく事があります。指し棒に指輪型のページ送り機を付けたものを持参いたしますので、ご準備いただく必要はございません。

【所要時間】お客様側のイベント内容への組み込み。

お客様から、説明80分+質疑応答10分の合計90分間のみの滞在ですか?いう質問を多くいただきました。

「どうしたのですか?」と伺いましたところ、『自社の定例集会のプログラムの中に梅田さんの90分間がある。冒頭の代表者挨拶の次が梅田さんの出番。集会開始前に会場入りしてプロジェクタの動作確認をしておいて欲しい。』『セミナー直後に、機能性表示食品を狙う我が社の新商品の開発進捗状況報告の報告プレゼンをするけど、興味が有ったら聞いて行っても良いですよ。』『質疑応答後に別の案件の相談があるから30分残って欲しい』というお話でした。もちろんご対応可能です。前後に私の予定が入っているといけませんため、お早めにお知らせください。

【出発連絡】セミナー(勉強会)当日の梅田。

当日、出発時にメーカーご担当者様にメールまたはお電話にて「予定通り滞りなく向かっております。お約束通り13時ちょうどに到着します。」のようにご連絡させていただいております。当日のご担当者様はお仕事の合間にセミナーの会場設営をされたり等ご多忙です。そのため、私は早めの訪問をせずご指定いただいた時間ちょうどにご訪問します。交通機関の遅延等があるといけませんため、最寄り駅には少し早めに到着しておき、近所の飲食店で時間を調節しております。そのためお客様とその飲食店で偶然お会いするなんて事もあります。

これら内容の詳細につきましては『機能性表示食品の届出サポート届出のための出張セミナー(必要な場合のみ)』にございますので、お目通しいただけますと幸いです。

いかがでしたでしょうか? ご依頼からセミナー実施までイメージしていただけましたら幸いです。今月号もキャンペーン価格のチラシを同封いたしました。ご不明な点等ございましたら、いつでも梅田までお問い合わせください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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